L’Événementiel Simplifié : Le Succès d’un Festival Culturel Local

Détails du cas

Date de lancement: 26/03/2025

Mots-clés : Marketing, Affaires

Durée de réalisation : 2 mois

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Le Défi :

Une association culturelle dynamique, pilier de la vie locale, organisait chaque année un festival très apprécié. Cependant, l’organisation relevait du défi : la gestion des inscriptions et la vente de billets étaient entièrement manuelles, les plannings des activités complexes à coordonner, et le suivi des participants chaotique.
La promotion des offres et des spectacles était limitée par l’absence d’outils centralisés. L’équipe bénévole se retrouvait submergée par les tâches administratives, ce qui nuisait à l’expérience des festivaliers et limitait le potentiel de croissance de l’événement.

Notre Approche Stratégique :

Notre stratégie a été de fournir à l’association une plateforme événementielle tout-en-un, capable de centraliser et d’automatiser l’intégralité du cycle de vie de leurs événements. L’objectif était de simplifier la planification, d’optimiser la gestion des participants et des ventes, et de renforcer l’impact promotionnel, libérant ainsi les équipes pour se concentrer sur l’essentiel : la création d’une expérience mémorable pour les festivaliers.
La Solution Technologique Déployée :

Nous avons déployé PassÉvénement, notre solution dédiée à la gestion événementielle, en synergie étroite avec les capacités de communication et de gestion des campagnes de notre solution globale.

PassÉvénement a offert une plateforme intuitive pour la création et la gestion détaillée de leurs événements, incluant la mise en place d’agendas précis pour chaque spectacle ou atelier.
Un système intégré de billetterie en ligne a été mis en œuvre, permettant de créer et gérer différents types de tickets (payants, gratuits, early bird, VIP) et d’accepter les paiements de manière sécurisée directement sur le site de l’événement.
La gestion des participants est devenue fluide et transparente : toutes les informations des inscrits (noms, types de billets, préférences) étaient centralisées, facilitant le suivi, l’envoi de communications ciblées et la gestion des accès le jour J.
Des outils de promotion intégrés ont permis de diffuser facilement les offres, les mises à jour et les détails des événements sur les réseaux sociaux et par email, en parfaite coordination avec les campagnes marketing gérées via notre solution globale pour maximiser l’atteinte et l’engagement.
La solution a également permis une gestion avancée des offres et des promotions (codes de réduction, tarifs dégressifs) pour stimuler les inscriptions à des moments clés.
Toutes les données des participants ont été automatiquement synchronisées avec le CRM de notre solution globale, permettant à l’association de construire une base de données précieuse pour de futures communications ciblées et de fidélisation.

Les Résultats Obtenis :

La mise en place de PassÉvénement a révolutionné l’organisation du festival. L’association a constaté une augmentation significative des inscriptions en ligne, simplifiant drastiquement le processus pour les participants et réduisant la charge administrative de l’équipe. Les ventes de billets ont été optimisées, et la promotion ciblée a attiré un public plus large et plus diversifié. Le jour de l’événement, la gestion de l’accueil a été d’une fluidité exemplaire grâce à l’accès instantané aux informations des participants. L’équipe a gagné un temps précieux, pouvant ainsi se consacrer pleinement à la qualité artistique et logistique du festival. L’événement a non seulement atteint ses objectifs de fréquentation, mais il a aussi amélioré considérablement l’expérience des festivaliers, consolidant la réputation de l’association comme un acteur majeur de la scène culturelle locale.

Gestion 360° Simplifiée.
Des Résultats Concrets, une Croissance Accélérée.
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